Chiar daca
digitalizarea documentelor asigura cresterea productivitatii si a afacerii,
exista inca multe companii care continua sa utilizeze exclusive documente
imprimate, care sunt mari consumatoare de resurse.
De
altfel, legislatia actuala nu incurajeaza companiile sa foloseasca astfel de
solutii, solicitand pastrarea arhivata in format fizic a documentelor importante.
Digitalizare
inseamna transformarea documentelor fizice in unele electronice prin scanare si
extragere de date relevante. Astfel, se realizeaza imbunatatirea operatiunilor si
proceselor de lucru prin utilizarea tehnologiilor digitale si procesarea
datelor in scopul obtinerii unei afaceri cat mai profitabile.
Printre
cele mai importante beneficii ale implementarii unui sistem de management al
documentelor pot fi enumerate: spatiu de depozitare redus; costuri mai mici;
accesinstantaneu la documente; avantaj in fata competitiei; indexarea corecta
adocumentelor; imbunatatirea serviciului Clienti si cresterea productivitatii angajatilor;
securitate ridicata.
Daca
activitatea companiei este de natura sa genereze un volum mare de documente,
majoritatea in format fizic, este necesara apelarea la servicii de arhivare
electronica, menite sa transforme muntii de hartie in documente electronice.
“Digitalizarea si managementul documentelor
permit centralizarea acestora de pe smartphone-uri, laptop-uri sau scanere, cresterea
vitezei de cautare si regasire a informatiei prin structurarea acesteia”, afirma
Anton Voicu, Communication & Lead Performance Manager al Zipper Romania.
“De asemenea, prin conectarea la un router a
dispozitivelor se poate realize procesarea instantanee a datelor, ceea ce
determina cresterea productivitatii si scaderea costurilor”, a mai precizat
acesta.
Pentru a
ajuta companiile sa implementeze digitalizarea si managementul documentelor,
Zipper Romania pune la dispozitia acestora un e-book care poate fi descarcat gratuit.
Comentarii
Trimiteți un comentariu